Template RFP Virtual Tour Toko — Panduan Lengkap untuk Tim Pengadaan

Template RFP siap pakai untuk memastikan scope teknis dan komersial yang jelas dalam proyek virtual tour toko.
Termasuk brief one‑page, contoh RFP untuk single & multi‑store, checklist teknis, dan matriks evaluasi.
Panduan klausul legal, IP, SLA, dan integrasi dengan e‑commerce/analytics untuk memudahkan penerapan dan operasi.

Mengapa Menggunakan RFP Terstruktur untuk Virtual Tour?

RFP terstruktur memberikan standar yang jelas untuk jawaban vendor sehingga memungkinkan perbandingan teknis dan komersial secara objektif: mengurangi risiko scope creep, menjelaskan tanggung jawab IP, dan memperjelas SLA/maintenance. Untuk prinsip umum penulisan RFP, lihat panduan procurement berikut (CIPS) dan template RFP contoh.

Apa itu Brief Virtual Tour?

Definisi dan peran brief dalam siklus RFP

Brief virtual tour adalah ringkasan 1 halaman yang memberi vendor konteks: tujuan bisnis, lokasi, KPI awal, dan batasan utama. Brief ini biasanya dilampirkan pada RFP untuk mempercepat pemahaman vendor.

Item minimum yang harus ada di brief

Tujuan bisnis (mis. menurunkan bounce, meningkatkan pembelian online instore, pelatihan staf).
Audience utama (pelanggan retail, tim training, buyer B2B).
Lokasi & jumlah toko (mis. toko flagship + 20 cabang).
KPI/acceptance criteria (apa yang dianggap “sukses”).
Timeline high‑level dan contact person.
Aset tersedia (foto, floor plan, product data feed).

Simpan brief ini sebagai one‑page yang mudah diisi dan kirimkan ke calon vendor.

Core Sections di Template RFP (Panduan isi terperinci)

Executive summary / Project overview

Tuliskan ringkasan proyek, target audiens, dan hasil yang diharapkan dari vendor (deliverable utama).

Project objectives & success metrics

Definisikan metrik yang akan dipakai (engagement, leads, completion rate training). Jika merujuk benchmark/angka tertentu, sertakan sumber. Untuk metrik digital umum, rujuk praktik analytics standar.

Scope of work — cakupan teknis dan fungsional

Jumlah lokasi, tipe ruang (toko kecil/showroom), dan kendala lokasi (izin, jam capture).
Metode capture: 360 photography vs photogrammetry/fully navigable 3D (pertimbangkan trade‑off kualitas vs biaya; guideline Google Street View untuk capture 360: Google Street View capture guide).
Fitur tambahan: AR try‑on, product tagging, guided tours, dollhouse view, floor plan 3D. Lihat layanan augmented reality development dan contoh AR try‑on.

Deliverables

Format akhir (web embed, mobile‑first tour, file sumber), hosting, admin dashboard, dokumentasi.

Technical requirements

Supported platforms (web/WebXR, iOS, Android, headset VR). Untuk spesifikasi WebXR dan kebijakan optimasi gambar/performansi lihat image optimization.

Integration requirements

Integrasi dengan e‑commerce, POS/ERP, analytics (Google Analytics), lead capture (form/WA/Calendly) dan contoh endpoint API yang diharapkan.

Content creation & assets

Tanggung jawab vendor vs client untuk foto, 3D model, copy, dan terjemahan (Bahasa Indonesia).

Project timeline & milestones

Milestone umum: site survey → capture → post‑production → review/UAT → launch. Sertakan jumlah review cycle yang disepakati.

Quality acceptance criteria & testing

QA checklist: device compatibility, load time target (spesifik harus disepakati dan disertakan dalam SLA).

Hosting, maintenance & SLA

Definisikan tanggung jawab hosting, backup, update keamanan, dan response time untuk support. Untuk praktik keamanan web, rujuk OWASP.

Intellectual property & licensing

Tegaskan kepemilikan aset (foto/3D), hak penggunaan, dan transfer source files setelah pembayaran.

Pricing & payment terms

Minta breakdown: capture, post‑production, lisensi hosting, fitur custom, dan biaya recurring maintenance. Hindari angka umum tanpa sumber.

Vendor requirements & evaluation criteria

Minta portofolio, demo link (sandbox), tim teknis, referensi klien sejenis, dan sample project plan. Lihat checklist vendor.

Submission instructions

Format dokumen, deadline, contact person, NDA/confidentiality, dan lampiran wajib.

Harga & Paket Virtual Tour

Faktor yang memengaruhi biaya:

Jumlah titik 360° / area coverage.
Tingkat detail 3D (360 photo versus photogrammetry).
Jumlah lokasi (single store vs rollout multi‑store). Lihat contoh faktor harga di halaman harga.
Fitur tambahan: dollhouse view, floor plan 3D, AR try‑on, product tagging.
Hosting/CDN dan analytics/lead capture.
Editing/retouching dan voiceover/lokalisasi.

Komponen penawaran umumnya terpisah: biaya capture, biaya post‑production, biaya integrasi, biaya hosting/maintenance. Untuk estimasi konkret, minta vendor mengirimkan opsi paket dan skenario roll‑out.

Contoh RFP Virtual Tour — Dua skenario

Contoh A — Toko tunggal (toko fashion Bandung)

Snippets yang bisa dicopy:

Project overview: Buat virtual tour 360 untuk toko flagship di Bandung; tujuan: meningkatkan traffic online ke halaman produk dan penjadwalan kunjungan.
Scope: 20 titik 360°, web embed, integrasi contact form WA, 2 kali revisi.
Acceptance: Tour dapat diakses di desktop & mobile, load image ≤ target yang disepakati (sebutkan nilai jika disetujui).

Contoh B — Rollout multi‑store + AR integration (showroom elektronik Jakarta)

Project overview: Rollout tour 3D ke 30 cabang, photogrammetry untuk 3 showroom utama, product tagging terhubung ke inventory via API.
Milestone: pilot 1 cabang → review → scale ke 5 cabang → full rollout. Lihat analisis ROI contoh di studi kasus.
(Tiap contoh sertakan kolom scoring singkat untuk evaluasi vendor).

Apa yang Terlihat di Proposal Virtual Tour yang Baik

Proposal harus berisi: cover letter, executive summary, technical approach, demo links (sandbox), deliverables, project plan/Gantt, tim & CV, biaya rinci, SLA, case studies, asumsi & exclusion. Minta vendor sertakan link demo atau sample tour (platform contoh: Matterport, 3DVista, Kuula).

Simple Brief Virtual Tour (one‑page)

Sediakan one‑page: tujuan, lokasi & jam capture, scope singkat, deadline, budget range (opsional), kontak. Gunakan ini sebagai lampiran RFP.

Evaluation Scoring Matrix & Tips Pengadaan

Saran bobot (berdasarkan praktik umum): Technical approach 35%, Experience 25%, Price 20%, Support/SLA 10%, Timeline 10% (berikan fleksibilitas sesuai prioritas Anda). Tips: minta PoC atau sandbox, lakukan site visit, pastikan klausul IP dan recurring cost jelas. Untuk pedoman evaluasi publik, lihat contoh dokumen tender pemerintahan di gov.uk publications.

Legal, Privacy & Security Considerations

Perhatikan perlindungan data & consent pengambilan gambar (Undang‑Undang PDP RI): UU PDP RI. Pastikan tour di‑host via HTTPS & ikuti praktik keamanan web (OWASP): OWASP.

FAQ & Keberatan Umum dari Procurement Teams

Harus bayar PoC?

Praktik bervariasi; PoC sering kali dibayar untuk custom features—nego sebagai pilot berbayar atau reduced scope (tanpa sumber tepercaya).

Bagaimana memastikan asset tetap milik client?

Masukkan klausul transfer IP dan file sumber dalam kontrak yang menetapkan deliverable ownership setelah pembayaran penuh.

Berapa waktu rollout multi-store?

Waktu bergantung pada ukuran toko, metode capture (360 vs photogrammetry), dan jumlah tim capture; rencanakan pilot untuk 1–2 cabang dulu, lalu skala sesuai temuan pilot.

Apa yang termasuk dalam SLA maintenance?

SLA harus mencakup uptime target, backup, security patching, response time support, dan SLA credits/penalty untuk downtime atau layanan tidak terpenuhi.

Bagaimana mengevaluasi demo/sandbox?

Nilai demo berdasarkan aksesibilitas (desktop & mobile), performa load, fitur integrasi (API, e‑commerce), kemudahan admin, dan dokumentasi teknis. Sertakan checklist testing untuk konsistensi penilaian.

Appendix & Lampiran untuk Download

Word/Google Doc template RFP (siapkan untuk unduh).
PDF brief one‑pager (lampiran).
XLS scoring matrix & contoh Gantt.
Technical checklist photographer.
Contoh template tambahan: hotel, apartemen, properti.

Mengapa InReality Solutions Cocok untuk Proyek Virtual Tour Anda

Kualitas visual 360° dan pengalaman UI/UX hotspot yang jelas.
Pengalaman lintas industri dan portofolio yang relevan.
Integrasi lead‑gen (form/WA/Calendly) dan analytics untuk decision‑maker.
Dukungan end‑to‑end: site survey, capture, post‑production, hosting & maintenance.
Kemampuan menyediakan floor plan 3D / dollhouse view dan integrasi Street View saat diperlukan.

Jika Anda ingin melihat contoh kerja, cek portofolio kami dan layanan layanan virtual tour.

Konsultasi & Demo Virtual Tour — CTA

Butuh review RFP atau demo yang disesuaikan? Jadwalkan konsultasi RFP review gratis atau demo turnkey dengan tim kami. Setelah kontak: kami akan tinjau RFP/brief Anda, rekomendasikan perbaikan prioritas, dan siapkan proposal pilot beserta estimasi biaya.

Ringkasan manfaat: Dengan template rfp virtual tour toko yang tepat Anda mempercepat proses seleksi vendor, mengurangi ambiguitas technical scope, dan meningkatkan akurasi estimasi biaya. Hubungi kami untuk review RFP dan demo — kami bantu ubah brief Anda jadi proposal yang actionable.

English